Dessomville implementeert FoodMaster om te kunnen blijven groeien.
Familiale voedingsgroothandel Dessomville kiest voor automatisatie en groei.
(Deze reportage verscheen in het magazine Food Process.)
Naast een eigen productiebedrijf van kook-, zout- en rookwaren, is Dessomville vooral actief als groothandelaar in vleeswaren, kaas, conserven en diepvries. Omdat er gestreefd wordt naar een zo hoog mogelijk serviceniveau en klantentevredenheid, besloot de onderneming op zoek te gaan naar een softwarepartner die hen kon helpen om zowel de producten als de productinformatie op een zo efficiënt mogelijke manier tot bij hun klanten te krijgen. Hun keuze viel uiteindelijk op We Solve IT en het gespecialiseerde softwarepakket FoodMaster. FoodMaster is sinds juni 2011 volledig operationeel binnen de firma. Food Process maakt kennis met de zaakvoerders van Dessomville en doorgrondt hun ervaringen met het nieuwe softwarepakket.
Verse vleeswaren als kernproduct
In totaal telt het gamma meer dan 6.000 unieke productreferenties. Charcuterie blijft evenwel het kernproduct van de onderneming. Dirk Dessomville, samen met zijn broer Filip de huidige zaakvoerders van het bedrijf: “Charcuterie blijft nog steeds het hoofdbestanddeel van ons assortiment uitmaken. Daarbij is het één van onze speerpunten dat we deze, en andere, versproducten soms met een houdbaarheid van maar vijf à tien dagen zo optimaal mogelijk kunnen aanbieden en leveren.”
Dessomville is meer dan alleen een groothandel en heeft ook een eigen productie van vleeswaren. Deze productie is een voortzetting van een assortiment kook-, rook- en zoutwaren dat al verscheidene generaties lang verfijnd werd. Alle producten worden op ambachtelijke wijze vervaardigd, waarbij ze voortdurend getest worden volgens de strengste kwaliteitseisen. “Dankzij onze eigen vleeswarenproductie kunnen we ons meer onderscheiden op de markt. Zowel onze eigen producten als de producten die we leveren met de groothandel worden gekenmerkt door topkwaliteit. Dit imago dragen we mee uit met onze eigen vleeswaren”, stelt Dirk Dessomville.
Hoofdleverancier van slagers, traiteurs en broodjeszaken
De focus van Dessomville ligt hoofdzakelijk op het beleveren van slagers, traiteurs en delicatessen-zaken. Ook F2, horeca en grootkeukens behoren tot het cliënteel. Sandwichbars zijn een nieuwe markt waarin Dessomville zich heeft gespecialiseerd. Dirk Dessomville: “Naast diepvries bake-off producten zoals broodjes, kunnen we letterlijk alles aan broodjeszaken leveren, behalve verse groenten. Net als bij de slagers en de traiteurs mikken we er op om een totaalleverancier te zijn. Binnen onze regio willen we de hoofdleverancier en partner bij uitstek zijn van onze klanten. Het is voor ons enorm belangrijk dat klanten meer zijn dan een nummer. Onze opstelling maakt het mogelijk een hechte band op te bouwen met onze klanten om zo samen met hen te groeien. Dit geldt trouwens niet alleen voor onze vertegenwoordigers maar ook voor onze commerciële binnendienst, chauffeurs, … We dragen deze visie over op iedereen binnen onze firma.”
Keuze voor Foodmaster
Voor Dessomville met Foodmaster in zee ging, zat het bedrijf volgens Filip Dessomville softwarematig op een doodlopend spoor. “We werkten met een te kleine software-leverancier, een eenpersoonszaak. Het voordeel is dat deze heel flexibel kunnen zijn en snel op je noden kunnen inspelen, maar tegelijk ben je ook volledig afhankelijk van deze persoon. Als je programmeur door onvoorziene omstandigheden plotseling wegvalt, zit je in de penarie. Ook is het voor een persoon alleen moeilijk om de snel evoluerende technologieën te blijven volgen. Een van de troeven van We Solve IT is dat ze groot genoeg zijn om personeelsverloop snel en efficiënt op te vangen, maar dankzij hun kmo-karakter toch flexibel genoeg zijn om met ons mee te denken. Verder heeft We Solve IT ons overtuigd met hun ruime ervaring in groothandels- en voedingsbedrijven. Het basispakket steekt heel mooi in elkaar en biedt veel mogelijkheden. Bovendien denken ze maar al te graag mee om specifieke problemen op te lossen. Het mooie aan We Solve IT is ook dat ze mee evolueren en -denken met hun klanten zoals wij dat ook doen met de onze.”
FoodMaster
Dessomville koos voor de administratieve software FoodMaster. Dit pakket biedt oplossingen voor het administratief en financieel beheer van bedrijven uit de voedingssector. Niet alleen automatiseert FoodMaster de aankoop-, verkoop-, voorraad-, productie- en boekhoudafdeling van de groothandelsactiviteit, het pakket stroomlijnt ook de volledige informatiestroom die daaruit voortvloeit. Door deze integratie is een dubbele ingave van gegevens niet meer nodig. Hierdoor kan het bedrijf nog efficiënter werken waardoor de foutenmarge afneemt. Ook kan men beter managementinformatie zoals doorlooptijden, producthistoriek… genereren.
Maatwerk
FoodMaster werd hier en daar aangepast op maat voor Dessomville. Het maatwerk slaat op de speciale vereisten die de firma als groothandelaar heeft om de algemene efficiëntie te verhogen. Dirk en Filip Dessomville: “Eerst en vooral is er een specifieke reference picking ingebouwd. Met meer dan 6.000 referenties is een doeltreffend pickingsysteem onmisbaar. Bovendien is het voor ons bedrijf van vitaal belang dat we onze versproducten met een uiterst korte houdbaarheid zo efficiënt mogelijk kunnen reserveren in backorder en zo snel mogelijk kunnen uitleveren wanneer voorradig. Daarnaast is ook de leverplanning via FoodMaster deels geautomatiseerd. Met tien vrachtwagens die dagelijks leveren is dit logistiek gezien een zegen. Verder is er nu ook een e-commerce platform volledig operationeel.”
Implementatie
De manier waarop de beide zaakvoerders het pakket in het bedrijf geïntroduceerd hebben is een mooi voorbeeld van hoe het moet. “Eerst en vooral is het van vitaal belang het personeel goed voor te bereiden op de software-verandering die er komt. Hierbij mag er geen enkele schakel vergeten worden. We hebben letterlijk met iedereen in het bedrijf gecommuniceerd over het hoe en waarom van het nieuwe softwarepakket. Daarnaast hebben we eerst in een testomgeving proefgedraaid met het nieuwe pakket. Enerzijds was dit ideaal voor onze mensen om het nieuwe pakket te leren kennen en gebruiken, anderzijds was deze testperiode zeer geschikt om bugs te detecteren en te verhelpen. Zowel de uitgebreide communicatie met het personeel, als de testperiode hebben ervoor gezorgd dat de overgang van het oude naar het nieuwe systeem voor onze klanten praktisch ongemerkt bleef.”
Evaluatie
De uiteindelijke keuze om te investeren in een nieuw software-pakket groeide uit het besef dat Dessomville als bedrijf verder moest automatiseren om te kunnen blijven groeien. “De procesautomatisatie die we samen met We Solve IT hebben doorgevoerd is zeer doorgedreven maar ook nodig als we onze huidige marktpositie willen behouden en versterken. Het nieuwe ERP-pakket helpt ons hiermee. Het klopt dat het een zware investering is, maar vanuit de optiek dat je naar perfectie moet streven en steeds beter moet worden, was dit een verantwoorde investering.”