Vleeswarenbedrijf Bens Retail realiseert volledige traceerbaarheid.
Om de dagdagelijkse werking te ondersteunen en om te voldoen aan de verplichtingen van de overheid gingen vleeswarenbedrijven Bens Retail en Vebo op zoek naar een geïntegreerd softwarepakket. Ze kozen voor FoodMaster van We Solve IT omdat het programma toegespitst is op hun sector waardoor het zeer compleet is. De software bewijst er zijn nut in de hele bedrijfsvoering waar continue kwaliteit en traceerbaarheid centraal staan. FoodMaster wordt gebruikt in het hele productieproces, te starten met registratieposten aan de loskade waar gereceptioneerd wordt. FoodMaster aanvaardt er de gegevens pas wanneer elk vakje logisch ingevuld wordt, waardoor het aantal fouten nu een pak lager ligt. Ook in de productie staan registratieposten opgesteld. De recepten zitten in FoodMaster en productie-opdrachten kunnen pas afgesloten worden wanneer alle ingrediënten in de juiste hoeveelheid werden samengebracht. Zo zorgt FoodMaster ervoor dat stielkennis door iedereen uniform uitgevoerd wordt. De cirkel is rond wanneer na het versnijden en verpakken, FoodMaster de producten voorziet van een definitief lotnummer.
Bens Retail is één van de belangrijkste Belgische producenten van gekookte hammen. En waar veel bedrijven hun heil zoeken in diversificatie, volgt Bens Retail sinds 1973 getrouw het basisprincipe van een andere sector: schoenmaker, blijf bij je leest. “Dankzij onze ervaring en specialisatie kunnen we producten leveren met een uitzonderlijke prijs-kwaliteitverhouding,” zegt kwaliteitsingenieur Frank D’Haese. “Maar eigenlijk hebben we wel voor een deel gediversifieerd: met het zusterbedrijf Vebo, dat reeds lang bekend is voor haar patés en andere kookwaren, kan een heel ruim assortiment producten worden aangeboden aan onze klanten. We produceren zowel onder eigen naam als onder ‘private label.”
Controle van de voedselketen cruciaal
Voedselveiligheid is voor de vleesverwerkende industrie geen modewoord, maar een dagelijkse bekommernis. Een onderbreking van de koudeketen, basisproducten en hulpstoffen met kwalitatieve gebreken, tekortkomingen in het productieproces… kunnen de sector zwaar opbreken. Vandaar dat een strenge controle voor, tijdens en na de productie een absolute noodzaak is.
“Zelf leveren we voornamelijk aan groothandels en grootwarenhuizen,” gaat D’Haese verder. “En dat zijn nu typisch bedrijven die willen voorkomen dat hun goede naam in het gedrang komt omwille van problemen met voedingswaren. Zij zijn als de dood voor berichten als ‘Bij grootwarenhuis X werden naar aanleiding van enkele gevallen van voedselvergiftiging tientallen kilo’s vleeswaren uit de rekken genomen.’ Voor hen bestaat de oplossing erin dat zij van hun leveranciers kwaliteitsgaranties eisen.”
“Volledige traceerbaarheid van onze productie is manueel onmogelijk. Maar met FoodMaster lukt dit probleemloos.”
Frank D’Haese, kwaliteitsingenieur
“De grootwarenhuizen of groothandels eisen van hun leveranciers dat zij beschikken over bepaalde kwaliteitscertificaten. Hiermee kan de leverancier aantonen dat hij continu kwaliteitsproducten kan aanleveren en dienen de grootwarenhuizen niet systematisch controles uit te voeren aan de hand van staalneming.“Zonder één of meer van die certificaten kom je er niet eens in,” constateert D’Haese. “Heel concreet werken we volgens de BRC en HACCP-normen”.
Certificatie is niets nieuws en was al sterk in opmars in de jaren negentig. Maar de dioxine-crisis van 1999 heeft pas écht voor een ‘boost’ gezorgd. In de nieuwe wetgeving van het Federaal Agentschap voor de voedselveiligheid (FAVV) staat het begrip ‘traceerbaarheid’ centraal. Bij problemen moet je op vraag van het FAVV binnen de vier uur van elk van je producten kunnen aantonen welke grondstoffen erin zitten (met herkomst, lotnummer…) en aan wie de producten geleverd zijn. Elk bedrijf in de voedselketen moet zowel stroomopwaarts (richting leverancier), als stroomafwaarts (richting afnemers) kunnen documenteren,” overloopt Frank D’Haese. “Iedereen begrijpt dat dit manueel ondoenbaar is.”
Ervaring van FoodMaster brengt oplossing
Gelukkig is er de computer, zij het dat een ‘gewoon’ boekhoud- of ERP-programma dit ook niet aankan. Daar heeft de specifieke eigenheid van de productieprocessen van de voedselindustrie alles mee te maken. We Solve IT ontwikkelde daarom op basis van het Progress-platform het modulaire ERP-pakket FoodMaster. Daarmee worden trouwens niet alleen de producten van Vebo en Bens Retail getraceerd, maar ook de plastic transportbakken en palletten die beide bedrijven gebruiken. Bovendien zijn er koppelingen met inkoop en verkoop, met voorraadbeheer en met de boekhouding mogelijk.”
“Wij wisten al van voor de dioxinecrisis dat FoodMaster ervaring had opgebouwd met traceerbaarheid. Einde 2000 hebben we FoodMaster ingevoerd bij Bens Retail , en een nieuwe versie van deze applicatie in 2004 bij Vebo,” herinnert D’Haese zich. Daarvoor moesten in het hele productieproces (van ‘in’ tot ‘uit’ doorheen het bedrijf) registratieposten geplaatst worden: zes bij Vebo en ‘maar’ vier bij Bens Retail omdat het productieproces er minder gedifferentieerd is.
“Een eerste toestel staat aan de loskade waar we vlees en hulpstoffen binnenkrijgen. We registreren er elke aanvoer op basis van de aard van de goederen en de leveranciers, waarbij we dezelfde referenties gebruiken als in onze boekhouding,” overloopt D’Haese. “Uiteraard wordt ook de leverdatum en de hoeveelheid geregistreerd. Bovendien voeren onze mensen aan de receptie nog een aantal controles uit: hygiëne van chauffeur en voertuig, een visuele inspectie van de lading, de temperatuur van het vlees wordt gemeten…” Vroeger werd dit alles op formulieren ingevuld, nu rechtstreeks op het computerscherm. FoodMaster aanvaardt de gegevens trouwens pas wanneer elk vakje ingevuld is, waardoor het aantal fouten nu een pak lager ligt. Onlogische waarden worden door de computer ook niet aanvaard.
Of er geregeld vlees geweigerd wordt? “Amper. Want ook onze leveranciers hebben nu strikte controlesystemen. Daardoor is de aanvaarding van goederen voor 90% een administratieve registratie, en maar voor 10% een vorm van kwaliteitscontrole,” licht Frank D’Haese toe.
Traceerbaarheid in de productie
Ook in de productie staan registratieposten opgesteld. “Niet onbelangrijk voor de paté- en worstproductie bij Vebo. Want ook de recepten zitten in FoodMaster – Productie. Daardoor kan je een productie-opdracht pas afsluiten wanneer alle ingrediënten in de juiste hoeveelheden werden samengebracht én op het scherm werden afgevinkt. Het programma laat zelfs toe om flexibel te werken en bijvoorbeeld alternatieve ingrediënten te gebruiken. Zo kan je bijvoorbeeld vet vlees vervangen door mager vlees met extra vet erbij. Eigenlijk kan je stellen dat wij een deel van onze stielkennis in ons computersysteem hebben gestoken,” klinkt het. “Wat de stielman vroeger intuïtief of vanuit zijn ervaring toepaste, hebben we als het ware in een kennisdatabank zitten. Het kookproces wordt dan weer aangestuurd vanuit afzonderlijke productie-software, maar ons traceersysteem laat toe te registreren welk lot op welk uur in welke kookkast is verwerkt.”
Na het koken volgt het versnijden en verpakken. En dan krijgen de producten ook hun definitief lotnummer. “Een lot is voor ons een reeks producten die onder identieke omstandigheden werd geproduceerd. Zo kan een hoeveelheid paté die van dezelfde grondstoffen en op hetzelfde moment werd geproduceerd, maar op twee verschillende dagen werd versneden en verpakt, toch twee lotnummers krijgen,” zegt D’Haese. “Wij proberen onze loten zo klein mogelijk te houden. Als er dan met een bepaald product iets mis is, is de ‘recall’ en dus de schade ook beperkt.”
En wat wanneer er effectief iets mis is met een pakje paté of gekookte ham? “Dan lukt het ons om – via de vervaldatum – snel het intern lotnummer terug te vinden en vervolgens dankzij FoodMaster, aan het FAVV te melden van waar de gebruikte grondstoffen komen en aan wie we nog producten uit hetzelfde lot geleverd hebben. Een hele geruststelling.”
Tevreden gebruikers
Met andere woorden: Vebo en Bens Retail zijn tevreden gebruikers? “Inderdaad: FoodMaster biedt ons een stevige ondersteuning in ons dagelijks werk en in onze verplichtingen naar de overheid toe,” besluit Frank D’Haese nog. “En er is nog ruimte voor uitbreiding: Bens Retail gebruikt nu reeds FoodMaster voor zijn boekhouding, bij Vebo kan dit ook ingevoerd worden. Eigenlijk is FoodMaster een zeer compleet programma, het is nuttig voor de hele bedrijfsvoering.”