In de wildperiode draait Vermeersch 24 uur per dag en 7 dagen per week. Om de drukte tijdens piekperiode op te vangen, moeten de werkprocessen op de werkvloer en de administratie duidelijk opgevolgd worden. Nieuwe automatisering moest hen daarin optimaal ondersteunen. Vermeersch ging daarom op zoek naar een softwareoplossing die zijn stabiliteit in de praktijk al bewezen had. IT-partner We Solve IT installeerde zijn softwarepakket voor de voedingssector, FoodMaster, bij Vermeersch.
FoodMaster automatiseert er het hele bedrijf, van goederenontvangst en productie tot administratie en financiën. Vermeersch garandeert hierdoor een volledige tracering. De gedetailleerde klanteninformatie die FoodMaster verzamelt, laat hen toe om eenvoudige rendementsstudies te maken.
In de voedingsindustrie is de regelgeving op het gebied van hygiëne en tracking en tracing zeer uitgebreid. Dat vraagt van bedrijven in deze sector duidelijke werkprocessen die ze met moderne informaticasystemen optimaal kunnen ondersteunen. Op die manier kan een onderneming enerzijds voldoen aan de strenge regelgeving en anderzijds klanten hoogwaardige en betrouwbare voedingsproducten leveren. Dat geldt ook voor Wildhandel Vermeersch dat reeds 25 jaar actief is in wild en in België een begrip is geworden. Vermeersch koopt wild rechtstreeks van jagers en verwerkt dit op basis van de eisen en wensen van iedere klant. Het bedrijf stapte in 2006 over op het geïntegreerde informaticasysteem FoodMaster van We Solve IT, waardoor de totale informatievoorziening naar een hoger plan gevoerd kon worden. Dit softwaresysteem is gebaseerd op de database en de ontwikkelomgeving van Progress Software.
“We Solve IT beschikt over zeer ruime ervaring in de vlees- en voedingssector. FoodMaster bestaat al lange tijd en wordt door een groot aantal bedrijven in onze sector gebruikt. Dat betekent dat veel functionaliteit er reeds standaard in zit en zich in de praktijk ruimschoots bewezen heeft. Verder is het systeem makkelijk aanpasbaar en zeer stabiel.”
Kristof Vermeersch – bestuurder Wildhandel Vermeersch
“Wij hebben lange tijd gewerkt met enkele losstaande systemen die op een bepaald moment te verouderd waren om ons goed te ondersteunen”, zegt Kristof Vermeersch, bestuurder van Wildhandel Vermeersch en onder andere verantwoordelijk voor de informatica. “Zo was het bijvoorbeeld niet goed mogelijk om tracking en tracing geautomatiseerd uit te voeren. Ook was er op de productievloer geen mogelijkheid om automatisering in te zetten. Dat waren voor ons belangrijke redenen om op zoek te gaan naar een nieuw geïntegreerd systeem.” Onder andere FoodMaster behoorde tot één van de onderzochte alternatieven. FoodMaster is volledig gericht op de voedingssector waar het de kernprocessen maximaal ondersteunt.
Blauwdruk
Vermeersch koos voor FoodMaster na een zorgvuldige selectie. “We hadden geen haast”, zegt Kristof Vermeersch, “en hebben ons grondig voorbereid op een nieuw systeem. Zo hebben we bijvoorbeeld de tracking en tracing enige tijd handmatig uitgevoerd om een goede blauwdruk te creëren voor de toekomstige omgeving. Na deze oriëntatie viel de keuze op FoodMaster van We Solve IT. Wij hadden verschillende redenen hiervoor. In de eerste plaats bood de combinatie van FoodMaster en Progress Software de beste prijs/prestatieverhouding door relatief lage licentiekosten. Verder beschikte FoodMaster over zeer ruime ervaring in de vlees- en voedingssector. FoodMaster bestaat al lange tijd en wordt door een groot aantal bedrijven in onze sector gebruikt. Dat betekent dat veel functionaliteit er reeds standaard in zit en zich in de praktijk ruimschoots bewezen heeft. Verder is het systeem makkelijk aanpasbaar en zeer stabiel.”
Implementatie
FoodMaster werd in 2006 geïmplementeerd in de hoofdvestiging van Wildhandel Vermeersch in Brugge. In 2007 nam ook de vestiging in het nabijgelegen Torhout de software in gebruik. De implementatie gebeurde op beide locaties rond 1 september, vlak voor de start van het wildseizoen. Dat duurt van oktober tot december en is voor Vermeersch de drukste periode van het jaar. Het bedrijf is dan 24 uur per dag en zeven dagen per week operationeel. Voorafgaand aan de eerste implementatie in Brugge besteedde Vermeersch veel tijd aan een goede interne voorbereiding van het nieuwe systeem. Toen de processen goed in kaart waren gebracht, werd de data van het oude systeem overgezet naar FoodMaster. Aansluitend kregen de medewerkers een training in het gebruik van het nieuwe softwaresysteem, waarna het bedrijfsbreed werd ingevoerd. Kristof Vermeersch: “We hadden voor de zekerheid het oude systeem nog gehandhaafd in het geval van storingen. Maar dat was achteraf gelukkig niet nodig. FoodMaster was vanaf het begin zeer stabiel. Daarnaast was We Solve IT in staat om kleine aanpassingen die in de praktijk nodig waren, snel door te voeren. Dat is ook zo gebleven. Als we nu wensen hebben op het gebied van de software, nemen we die door met We Solve IT waarna een en ander op zeer korte termijn aangepast is. Dit is uiteindelijk precies wat wij verwachten van een informaticaleverancier.”
Voordelen
Gevraagd naar de concrete voordelen van het nieuwe systeem, legt Kristof Vermeersch uit dat het bedrijf nu over veel meer eenduidige informatie op allerlei gebieden beschikt. Hij noemt als voorbeeld de ontvangst van goederen. “We kunnen nu zeer gedetailleerd vastleggen welke goederen op welk moment zijn binnengekomen. Dat is uiteraard van groot belang voor de tracking en tracing, die nu niet alleen sneller maar ook veel accurater kan plaatsvinden. Verder beschikken we ook over gedetailleerdere klantinformatie en kunnen we bijvoorbeeld veel eenvoudiger rendementsstudies uitvoeren. Ook is de informatica nu uitgebreid naar de productievloer waar een aantal vochtbestendige terminals met touchscreens staan opgesteld. Zo ondersteunt FoodMaster het gehele bedrijf, van goederenontvangst en productie tot administratie en financiën.”
“FoodMaster is in de praktijk een flexibel systeem gebleken dat goed in staat is mee te groeien met ons bedrijf”
Kristof Vermeersch – bestuurder Wilhandel Vermeersch
Stabiel
FoodMaster blijkt in de praktijk ook een zeer stabiel systeem te zijn. Zo heeft Vermeersch nog geen beroep hoeven doen op support van Foodmaster wegens een grote storing. Wel kwam de mensen van FoodMaster snel in actie toen waterschade het productieproces korte tijd verstoorde. Bij Wildhandel Vermeersch werken dagelijkse zo’n vijftien tot twintig mensen intensief met FoodMaster, die ongeacht hun afdeling of locatie beschikken over eenduidige en actuele informatie. De ontwikkelingen staan overigens niet stil. Zo gaat FoodMaster op termijn ook een rol spelen bij een EDI-project dat Vermeersch wil starten. FoodMaster is al ingericht voor het ontvangen van EDI-berichten. Daarnaast wil Vermeersch met behulp van FoodMaster het totale voorraadbeheer van zijn diepvriesproducten naar een hoger plan brengen. Ook kan FoodMaster ondersteuning bieden op het gebied van de aangifte van verpakkingsmateriaal in het kader van Fost Plus, dat bedrijven de recycling van huishoudelijk verpakkingsmateriaal en de informatieplicht naar de overheid uit handen neemt. “FoodMaster is in de praktijk een flexibel systeem gebleken dat goed in staat is mee te groeien met ons bedrijf”, concludeert Kristof Vermeersch.